Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische Unternehmen inländische B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen über Peppol versenden und empfangen. Seit dem 1. September 2026 muss jedes Unternehmen in Frankreich strukturierte E-Rechnungen empfangen können, und große und mittelgroße Unternehmen müssen sie auch ausstellen. Für den Tail Spend ist das eine echte Herausforderung: Hunderte kleiner Lieferanten, die jeweils unterschiedlich weit sind. Ein Zentralkreditor-Modell löst das Problem an der Quelle, denn Ihr Unternehmen erhält pro Bestellung eine strukturierte Rechnung von einem einzigen Kreditor, unabhängig vom Lieferanten.
Was hat sich in Belgien geändert?
Seit dem 1. Januar 2026 müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen in einem strukturierten elektronischen Format (EN 16931) ausstellen und empfangen, ausgetauscht über das Peppol-Netzwerk. Ein per E-Mail versendetes PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung.
- Geltungsbereich: Inlandsgeschäfte zwischen in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen. Verkäufe an Verbraucher und grenzüberschreitende Rechnungen sind vorerst nicht erfasst.
- Übergangsfrist: Von Januar bis März 2026 verhängte die Steuerbehörde keine Strafen gegen Unternehmen, die nachweisen konnten, dass sie angemessene Vorbereitungen getroffen hatten. Die vollständige Durchsetzung begann am 1. April 2026.
- Geldbußen: 1.500 € bei einem erstmaligen Verstoß, 3.000 € bei einem zweiten Verstoß und 5.000 € bei weiteren Verstößen.
- Nächster Schritt: Die elektronische Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde ist für 2028 geplant.
Was hat sich in Frankreich verändert?
Die französische Reform ist am 1. September 2026 gestartet. Jedes in Frankreich ansässige Unternehmen muss nun strukturierte E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée) empfangen können. Große und mittelgroße Unternehmen müssen zudem strukturierte E-Rechnungen ausstellen und E-Reporting-Daten übermitteln. Kleine und mittlere Unternehmen haben bis zum 1. September 2027 Zeit, mit der Ausstellung zu beginnen.
- Formate: Factur-X, UBL oder CII. Ein normales PDF-Dokument ist nicht zulässig.
- Rechnungsstatus: Rechnungen durchlaufen nun einen Lebenszyklus mit Status wie „eingegangen“, „abgelehnt“, „angenommen“ und „bezahlt“.
- Geltungsbereich: inländische B2B-Transaktionen. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte werden separat über das E-Reporting gemeldet.
Warum Tail Spend der schwierige Teil ist
Strategische Lieferanten sind in der Regel bereit: Sie haben ERP-Systeme, einen Peppol-Access-Point und eigene Finanzteams. Beim Long Tail sieht es anders aus. Er besteht aus Hunderten kleiner Lieferanten, die jeweils nur wenige Rechnungen pro Jahr stellen: ein lokaler Handwerksbetrieb, eine Fachwerkstatt, ein einmaliger Eventdienstleister. Viele von ihnen sind noch nicht vollständig bereit oder senden Rechnungen ohne Bestellnummer.
Für die Kreditorenbuchhaltung bedeutet dies:
- die Überprüfung der E-Rechnungs-Bereitschaft von Hunderten kleiner Lieferanten;
- die Nachverfolgung abgelehnter oder unvollständiger Rechnungen, jeweils bei einem Lieferanten;
- eine Mischung aus Kanälen für die Lieferanten aufrechtzuerhalten, die noch nicht bereit sind;
- Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen, wenn die Referenz fehlt.
Der Aufwand ist bei einer Rechnung über 90 Euro genauso hoch wie bei einer Rechnung über 90.000 Euro. Im Long Tail verteilt sich dieser Aufwand auf viele kleine Beträge.
Wie ein Zentralkreditor-Modell die E-Rechnungspflicht abdeckt
Mit einem Zentralkreditor-Modell erhält Ihr Unternehmen überhaupt keine Rechnungen mehr von Tail-Lieferanten. Spot Buy Center gibt die Bestellung auf, nimmt die Lieferantenrechnung entgegen und prüft sie, bezahlt den Lieferanten und stellt Ihrem Unternehmen eine Rechnung.
- Eine digitale Rechnung pro Bestellung: Jede Rechnung bezieht sich auf Ihre eigene Bestellung, sodass der Abgleich automatisch erfolgt.
- Über den Kanal Ihrer Wahl: Peppol oder ein anderes strukturiertes Format, das Ihr ERP-System oder Ihre Plattform unterstützt.
- Nur ein Kreditor einzurichten: Statt die E-Rechnungs-Bereitschaft von Hunderten kleiner Lieferanten zu prüfen, bindet Ihr AP-Team einen Kreditor an.
- Kleine Lieferanten bleiben verfügbar: Mitarbeiter können weiterhin bei jedem Lieferanten bestellen, auch bei denen, die noch nicht für die E-Rechnung bereit sind.
Eine praktische Checkliste für Finanzteams
- Teilen Sie Ihren Lieferantenstamm in strategische Lieferanten und Tail-Lieferanten auf (zum Beispiel nach Anzahl der Rechnungen und Jahresausgaben).
- Verbinden Sie strategische Lieferanten direkt über Peppol oder Ihre akkreditierte Plattform.
- Verlagern Sie Tail- und Einmallieferanten zu einem zentralen Kreditor, damit deren Rechnungen Sie als eine strukturierte Rechnung pro Bestellung erreichen.
- Stellen Sie sicher, dass auf jeder Rechnung die Angabe der Bestellnummer obligatorisch ist.
- Verfolgen Sie jedes Quartal die Anzahl der Lieferanten und Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Müssen unsere kleinen Lieferanten bei Peppol registriert sein, um mit Spot Buy Center zusammenarbeiten zu können?
Nein. Sie stellen ihre Rechnungen an Spot Buy Center. Ihr Unternehmen erhält von Spot Buy Center eine strukturierte Rechnung pro Bestellung.
Ersetzt das unsere eigene E-Rechnungs-Lösung?
Nein. Sie behalten Ihre eigene Peppol-Anbindung oder akkreditierte Plattform für strategische Lieferanten. Spot Buy Center übernimmt den Long Tail.
Gilt das nur für Belgien und Frankreich?
Nein. Andere EU-Länder führen ähnliche Regeln ein, und die EU plant ab 2030 eine digitale Meldung grenzüberschreitender Transaktionen. Je weniger Lieferanten Ihnen direkt Rechnungen stellen, desto einfacher wird jede Änderung.
Möchten Sie wissen, was das für Ihren Lieferantenstamm bedeutet? Sprechen Sie mit uns über Ihren Tail Spend oder lesen Sie mehr über P2P und E-Rechnung.
