Einige Zahlen: über 2.000 Mitarbeiter, 18.990 Kilometer Leitungen und über 30 Millionen Endnutzer
Ein ausgehandelter Vertrag ist nur so erfolgreich, wie er tatsächlich genutzt wird. Deshalb legt Elia großen Wert auf eine klare Struktur der Einkaufskanäle und die damit verbundene interne Kommunikation.
Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte und verschiedene Beteiligte. Wenn eine Person vom Verfahren abweicht, hat dies Auswirkungen auf die gesamte P2P-Kette (manuelle Eingriffe, zusätzliche Arbeitsabläufe usw.). Darüber hinaus stellen nicht konforme Bestellungen für Elia auch ein rechtliches Risiko und ein Betrugsrisiko dar. Und genau das möchte man bei Einkäufen bei nicht-strategischen Lieferanten vermeiden. Durch die Nutzung des richtigen Einkaufskanals folgt die Bestellung einem klar definierten Prozess, und auch die Rechnungsstellung und Zahlung laufen reibungslos ab. Die Effizienz ist gewährleistet, die Kosten bleiben unter Kontrolle, und letztendlich ist dies für den Antragsteller der schnellste Weg, um das zu erhalten, was er oder sie benötigt.
Im Rahmen desselben Transformations- und Kommunikationsprojekts wird intensiv an der Digitalisierung des gesamten P2P-Prozesses gearbeitet. Elia sucht nach Anwendungen, um die Nutzer bestmöglich zu unterstützen: Angebote für Spotkäufe direkt ins ERP-System übernehmen, Sachkonten vorschlagen, den Anteil digitaler Lieferantenrechnungen erhöhen und mehr Kataloge anbieten.
Hunderte von Lieferanten werden zu EINEM, während der Zugang zu allen Lieferanten in Europa oder sogar weltweit erhalten bleibt und weiterhin die besten Marktpreise genutzt werden … das ist die Lösung eines Tail-Spend-Management-Anbieters. Elia hat hierfür in Spot Buy Center den besten Partner gefunden.
Spot Buy Center fungiert für Elia als einziger Lieferant und zentraler Kreditor, ist mit dem ERP-System des Unternehmens verbunden und dient als zentrale Katalogschnittstelle für Kataloge verschiedener Lieferanten. Über denselben Kanal werden Angebote für Spotkäufe angefordert, und die Angebote werden als Katalogartikel an das ERP-System zurückgesendet. Als zusätzlicher Vorteil sind alle Rechnungen zu 100 % digital (XML oder EDI).
Einerseits können die Fachabteilungen weiterhin selbst die Initiative ergreifen und einkaufen, was sie wollen und wo sie wollen (natürlich im Rahmen der internen Regeln), andererseits wurden die Prozesse optimiert und der P2P-Prozess digitalisiert, was dem Unternehmen Effizienzgewinne und Einsparungen bringt.
Alle sind zufrieden und das Projekt war ein Erfolg!
