Kurz gesagt: Der einfachste Weg, einen Einmallieferanten zu bezahlen, ohne einen neuen Lieferanten anzulegen, ist es, den Einkauf über einen zentralen Kreditor laufen zu lassen. Der zentrale Kreditor bestellt beim Lieferanten, erhält dessen Rechnung, bezahlt sie und stellt Ihnen anschließend eine Rechnung. In Ihrem ERP-System entsteht kein neuer Lieferantenstammsatz, und der Lieferant wird trotzdem pünktlich bezahlt.
Warum einmalige Lieferanten ein Problem darstellen
Ein einmaliger Kauf geht oft auf einen dringenden Bedarf zurück: ein Ersatzteil, eine Spezialdienstleistung, ein Veranstaltungsort. Der Anbieter ist neu und wird wahrscheinlich nie wieder in Anspruch genommen. Doch bevor die Zahlung erfolgen kann, muss die Finanzabteilung in der Regel einen Lieferanten anlegen: Unternehmens- und Bankdaten erfassen, Umsatzsteuer- und Sanktionslisten prüfen, den Datensatz genehmigen und anschließend pflegen.
Das Ergebnis ist vorhersehbar. Die Lieferantenstammdaten füllen sich mit Anbietern, die nur einmal in Anspruch genommen wurden. Die Einbindung neuer Lieferanten dauert Tage, sodass die Mitarbeiter Umgehungslösungen finden. Und jeder inaktive Lieferanteneintrag birgt ein geringes Betrugs- und Compliance-Risiko.
Vier Möglichkeiten, einen einmaligen Lieferanten zu bezahlen
- Vollständiges Lieferanten-Onboarding. Der Lieferant wird wie jeder andere im ERP-System angelegt. Dafür ist ein Lieferantenstammsatz nötig, und der Prozess ist für eine einzelne Bestellung langsam und teuer.
- Ein CpD-Konto (Einmallieferant). Ein generischer Stammsatz für Einmallieferanten im ERP-System, bei dem die Bankdaten pro Rechnung erfasst werden. Das spart Zeit beim Onboarding, aber die Kontrolle der Bankdaten ist schwach, was Prüfungs- und Betrugsrisiken schafft.
- Eine Einkaufskarte. Der Mitarbeiter bezahlt mit Karte, ein Lieferantenstammsatz ist also nicht nötig. Viele B2B-Lieferanten akzeptieren jedoch keine Karten, und die Rechnungs- und Umsatzsteuerdetails sind begrenzt.
- Ein zentraler Kreditor. Ein Partner bestellt, erhält die Rechnung und bezahlt den Lieferanten; Sie bezahlen den Partner. Ein Lieferantenstammsatz ist nicht nötig. Am besten funktioniert das, wenn es den gesamten Tail Spend abdeckt, nicht nur einen einzelnen Einkauf.
So funktioniert der Weg über einen zentralen Kreditor
- Der Mitarbeiter gibt die Anfrage ein, unabhängig davon, ob ein Lieferant bekannt ist oder nicht.
- Der zentrale Kreditor prüft den Lieferanten oder sucht einen aus und gibt die Bestellung auf.
- Der Lieferant stellt dem zentralen Kreditor eine Rechnung und wird zu den vereinbarten Bedingungen bezahlt.
- Sie erhalten eine digitale Rechnung für die Bestellung mit Ihrer Bestellnummer über Peppol oder den von Ihnen gewählten Kanal.
Ihrerseits ist kein Onboarding erforderlich, da es in Ihrem ERP-System nur einen zentralen Kreditor gibt. Die Überprüfung der Lieferanten, die Bankdaten und die Zahlungen werden von einem Partner abgewickelt, der sich täglich damit befasst.
Was Sie vor der Auswahl einer Lösung prüfen sollten
- Geschwindigkeit: Kann bei einem neuen Lieferanten innerhalb von Tagen statt Wochen bestellt und bezahlt werden?
- Kontrolle: Wer überprüft die Identität und die Bankverbindung des Lieferanten?
- Daten: Speichern Sie für Berichtszwecke und die Umsatzsteuer Einzelposten pro Bestellung?
- Abdeckung: Funktioniert es für Waren und Dienstleistungen in allen Ihren Ländern?
- Lieferantenerlebnis: Wird der Lieferant pünktlich bezahlt, ohne nachfassen zu müssen?
So wickelt Spot Buy Center einmalige Zahlungen an Lieferanten ab
Spot Buy Center ist der zentrale Kreditor für alle Einkäufe außerhalb Ihrer strategischen Verträge. Mitarbeiter können bei jedem Lieferanten bestellen, auch bei solchen, mit denen Sie noch nie gearbeitet haben. Wir bestellen, nehmen die Lieferantenrechnung entgegen und prüfen sie, bezahlen den Lieferanten und senden Ihnen eine digitale Rechnung pro Bestellung. Mehr dazu auf unserer Seite zu einmaligen Lieferantenzahlungen und unter Beschaffungs-Outsourcing.
Häufig gestellte Fragen
Reicht ein CpD-Konto (Einmallieferant) im ERP-System aus?
Das spart Zeit beim Onboarding, aber die Bankdaten ändern sich mit jeder Rechnung, was Wirtschaftsprüfer und Betrugspräventionsteams als Risiko sehen.
Wer trägt das Lieferantenrisiko?
Der zentrale Kreditor prüft die Rechnung und bezahlt den Lieferanten; Sie haben es mit einem bekannten Kreditor zu tun.
Können wir den Lieferanten noch selbst auswählen?
Ja. Sie können den Lieferanten nennen oder darum bitten, dass einer gefunden wird.
