Kurz gesagt: Beschaffungs-Outsourcing für tail spend bedeutet, dass ein externer Partner den Einkauf kleiner, nicht strategischer Waren und Dienstleistungen übernimmt: Beschaffung, Bestellung, Liefernachverfolgung, Lieferantenrechnungen und Zahlung. Ihr Beschaffungsteam kümmert sich weiterhin um Strategie, Verträge und strategische Lieferanten. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn der Partner auch als alleiniger Gläubiger fungiert, sodass die „Tail“-Rechnungen aus Ihrem ERP-System und der Kreditorenbuchhaltung sowie aus dem Arbeitsaufwand Ihrer Einkäufer verschwinden.
Warum „ tail spend “ ein guter Kandidat für das Outsourcing ist
Tail spend ist die große Gruppe kleiner Einkäufe außerhalb Ihrer Hauptverträge: Spotkäufe, einmalige Dienstleistungen, C-Artikel und Bestellungen über den Webshop. Sie macht zwar nur einen geringen Anteil der Gesamtausgaben aus, umfasst jedoch den Großteil Ihrer Lieferanten, Bestellanforderungen und Rechnungen. Jede Anfrage erfordert etwa den gleichen Aufwand wie eine Großbestellung: einen Lieferanten finden, ein Angebot einholen, den Lieferanten anlegen, die Lieferung nachverfolgen und die Rechnung prüfen.
Diese Arbeit schafft für ein Beschaffungsteam nur selten einen Mehrwert. Sie raubt Zeit, die für die Kategoriestrategie, Verhandlungen und Lieferantenbeziehungen verloren geht, während interne Kunden weiterhin zu lange auf das warten müssen, was sie benötigen.
Was Sie auslagern können
- Beschaffung und Angebote: Lieferanten für einmalige Anfragen finden, Angebote vergleichen und Angebotsanfragen stellen.
- Bearbeitung von Bestellanforderungen: Umwandlung von Bestellanforderungen in vollständige Bestellungen, die Ihren Genehmigungsregeln entsprechen.
- Bestellung und Nachverfolgung: Bestellungen aufgeben, die Lieferung nachverfolgen und Probleme mit dem Lieferanten klären.
- Anlegen von Lieferanten, Rechnungsstellung und Zahlung: Aufnahme und Überprüfung des Lieferanten, Eingang und Abgleich der Rechnung sowie Bezahlung des Lieferanten.
Was Sie intern erledigen sollten
- Beschaffungsstrategie und Kategoriepläne;
- Verträge und Verhandlungen mit strategischen Lieferanten;
- Genehmigungsregeln, Budgets und Richtlinien;
- Entscheidungen darüber, was gekauft wird und von wem.
Die Auslagerung der Restbestellungen bedeutet nicht, dass Sie die Kontrolle verlieren. Ihre Genehmigungsregeln gelten weiterhin, und jeder Auftrag trägt Ihre eigene Bestellnummer.
Drei Möglichkeiten zur Einrichtung
Sie müssen nicht alles auf einmal auslagern. Bei „ Spot Buy Center “ entscheiden Sie sich je nach Kategorie oder Geschäftsbereich:
- Selbstbedienung: Ihr Team kümmert sich um die Beschaffung und die Bearbeitung der Bestellungen; „ Spot Buy Center “ übernimmt als Ihr einziger Gläubiger die Anlegung der Lieferanten, die Rechnungsstellung und die Zahlung.
- Verwaltungsdienst: Spot Buy Center kümmert sich zudem um die Bearbeitung der Anfragen und die Nachverfolgung der Lieferungen.
- Komplettservice: Spot Buy Center kümmert sich um alles – von der Beschaffung bis zur Bezahlung.
In jedem Tarif sind Nachbestellkataloge für wiederkehrende Artikel enthalten.
Inwiefern unterscheidet es sich von einem klassischen Beschaffungs-BPO?
Ein klassischer Vertrag über das Outsourcing von Geschäftsprozessen umfasst den gesamten Beschaffungsprozess, in der Regel mit einem eigens dafür zuständigen Team, das in Ihren Systemen arbeitet. Das „ Tail spend “-Outsourcing ist enger gefasst und praxisorientierter: Es konzentriert sich auf kleine, vielfältige Einkäufe, und der Partner kauft in eigenem Namen ein. Da „ Spot Buy Center “ als einziger Gläubiger auftritt, werden die Lieferanten nie in Ihr ERP-System aufgenommen. Sie erhalten pro Bestellung eine digitale Rechnung – über Peppol oder einen anderen Kanal Ihrer Wahl – und bezahlen einen einzigen Gläubiger zu Ihren eigenen Zahlungsbedingungen.
Was ändert sich für Ihre Teams?
- Beschaffung: mehr Zeit für strategische Lieferanten und Kategorien, weniger kleine Anfragen im Posteingang.
- Finanzen und Kreditorenbuchhaltung: ein einziger Gläubiger statt Hunderter kleiner Lieferanten und weniger Rechnungen, die bearbeitet werden müssen.
- Interne Kunden: Eine Möglichkeit, alles bei jedem Lieferanten zu bestellen – mit schnelleren Antworten.
So fangen Sie an
- Analysieren Sie die Bestellungen und Rechnungen der letzten 12 Monate, um festzustellen, welche Kategorien und Lieferanten den „Tail“ ausmachen.
- Wählen Sie zunächst die Kategorien oder Geschäftsbereiche aus.
- Wählen Sie den Servicelevel pro Kategorie aus: Selbstbedienung, Admin-Service oder Komplettservice.
- Vereinbaren Sie die Genehmigungsregeln und den Rechnungsweg.
- Beginnen Sie mit Neuanschaffungen und stellen Sie bestehende kleine Lieferanten schrittweise um.
Häufig gestellte Fragen
Verlieren wir die Kontrolle darüber, was gekauft wird?
Nein. Es gelten Ihre Genehmigungsregeln und Budgets, und es wird nichts bestellt, ohne dass eine genehmigte Bestellung mit Ihrer Bestellnummer vorliegt.
Können wir nur einen Teil des Prozesses auslagern?
Ja. Sie können mit dem Self-Service-Modell beginnen, bei dem Sie die Beschaffung selbst übernehmen und lediglich die Anlegung von Lieferanten, die Rechnungsstellung und die Zahlung auslagern.
Welche Kategorien kommen in Frage?
Alle nicht strategischen Waren oder Dienstleistungen, die nicht unter Ihre Hauptverträge fallen, wie beispielsweise Werkzeuge, Ausrüstung, Dienstleistungen, Veranstaltungen, IT-Zubehör, Ersatzteile und einmalige Anfragen.
Erfahren Sie mehr über das Outsourcing der Beschaffung unter tail spend, vergleichen Sie die Servicepakete oder sprechen Sie mit uns über Ihre tail spend.
