Was ist ein Zentralkreditor-Modell und wie senkt es die Kosten der Kreditorenbuchhaltung?

Kurz gesagt: Bei einem Zentralkreditor-Modell kauft Ihr Unternehmen bei vielen Lieferanten ein, bezahlt aber nur einen: einen zentralen Partner, der bestellt, die Lieferantenrechnungen entgegennimmt, die Lieferanten bezahlt und Ihnen eine digitale Rechnung pro Bestellung stellt. In Ihrem ERP-System steht ein Kreditor statt Hunderter kleiner, sodass die Kreditorenbuchhaltung weit weniger Lieferantenstammsätze und Zahlungen bearbeitet.

Warum die Bezahlung kleiner Lieferanten teuer ist

In den meisten großen Organisationen entfällt der Großteil der Ausgaben auf eine kleine Gruppe strategischer Lieferanten. Beim Long Tail ist das anders: Hunderte oder Tausende von Lieferanten, die jeweils nur wenige Bestellungen pro Jahr erhalten. Jeder von ihnen braucht trotzdem einen Lieferantenstammsatz, Bankdaten, eine Compliance-Prüfung, einen Rechnungsabgleich und einen Zahlungslauf.

Die Kosten einer Rechnung hängen nicht von ihrem Betrag ab. Eine Rechnung über 90 € von einem Einmallieferanten durchläuft dieselben Schritte wie eine Rechnung über 90.000 € von einem Vertragslieferanten. Deshalb verursacht der Tail Spend in der Regel den Großteil der Lieferantenstammsätze und Rechnungen, obwohl er nur einen kleinen Teil der Gesamtausgaben ausmacht.

So funktioniert das Zentralkreditor-Modell

1. Ein Mitarbeiter fordert über eine einzige Plattform ein Produkt oder eine Dienstleistung bei einem beliebigen Lieferanten an oder bestellt diese.
2. Der zentrale Kreditor gibt die Bestellung beim Lieferanten auf oder sucht einen Lieferanten für einen Spotkauf.
3. Der Lieferant liefert an Ihr Unternehmen und stellt die Rechnung an den zentralen Kreditor, nicht an Sie.
4. Der zentrale Kreditor prüft die Rechnung und bezahlt den Lieferanten.
5. Sie erhalten pro Bestellung eine digitale Rechnung mit Ihrer Bestellnummer über den von Ihnen gewählten Kanal (Peppol oder ein anderes Format).

Ihr Finanzteam bezahlt einen einzigen Kreditor zu vereinbarten Zahlungsbedingungen. Die Lieferanten werden pünktlich von einem Partner bezahlt, der ihre Rechnungen täglich bearbeitet.

Woher die Einsparungen stammen

• Weniger Lieferantenstammsätze. Neue Lieferanten müssen nicht mehr im ERP-System angelegt, validiert und gepflegt werden. Ein einziger Stammsatz ersetzt sie alle.
• Einfachere Rechnungsbearbeitung. Jede Rechnung stammt vom selben Kreditor, enthält Ihre Bestellnummer und wird digital übermittelt, sodass sie automatisch abgeglichen werden kann, anstatt manuell geprüft zu werden.
• Ein Zahlungslauf. Sie bezahlen im Rahmen Ihres regulären Zahlungslaufs einen zentralen Kreditor, anstatt viele kleine Überweisungen auf verschiedene Bankkonten zu tätigen.
• Weniger Compliance-Aufwand. Lieferantenprüfungen, Umsatzsteuerabwicklung und Belegkontrolle liegen beim zentralen Kreditor.
• Bessere Transparenz. Da jede Bestellung über einen Kanal läuft, wird der gesamte Tail Spend an einem Ort ausgewiesen, nach Lieferant, Kategorie und Kostenstelle. Siehe Ausgabentransparenz.

Zentraler Kreditor vs. Einkaufskarte

Eine Einkaufskarte reduziert zwar ebenfalls die Zahl der Rechnungen, doch die Ausgaben bleiben fragmentiert. Kartenabrechnungen enthalten selten die Positionsdetails, die die Finanzabteilung braucht, der Vorsteuerabzug hängt von nachträglich gesammelten Belegen ab, und viele Lieferanten akzeptieren keine Karten. Ein zentraler Kreditor bewahrt alle Bestell- und Rechnungsdetails, arbeitet mit jedem Lieferanten und übernimmt das Sourcing für Anfragen ohne bekannten Lieferanten.

Wenn ein Zentralkreditor-Modell passt

Es passt am besten, wenn Ihr Lieferantenstamm viele Lieferanten mit geringen Jahresausgaben umfasst, wenn Mitarbeiter häufig einmalige Einkäufe außerhalb von Katalogen brauchen oder wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit mit kleinen als mit strategischen Rechnungen verbringt. Strategische und vertraglich gebundene Lieferanten bleiben, wo sie sind; das Modell übernimmt nur den Long Tail.

So funktioniert Spot Buy Center als Ihr zentraler Kreditor

Spot Buy Center ist seit 2012 zentraler Kreditor für große europäische Organisationen. Kunden bestellen alles außerhalb ihrer strategischen Verträge über eine Plattform, Spot Buy Center übernimmt Sourcing, Bestellung, Lieferantenrechnungen und Zahlungen, und die Finanzabteilung erhält einen einzigen digitalen Rechnungsfluss. Mehr dazu auf unserer Seite zu den Zentralkreditor-Services oder darüber, was das für Finanzteams bedeutet.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein zentraler Kreditor dasselbe wie ein Master Vendor?

Beides bedeutet: ein Anbieter für viele Lieferanten. „Single Creditor“ (zentraler Kreditor) betont die Finanzseite: ein Kreditor in Ihrem ERP-System und ein einziger Rechnungsfluss.

Verlieren wir den Kontakt zu unseren Lieferanten?

Nein. Sie können den Lieferanten weiterhin selbst wählen; der zentrale Kreditor übernimmt nur Bestellung, Rechnungsstellung und Zahlung.

Funktioniert das mit der E-Rechnung?

Ja. Jede Rechnung ist digital und wird über Peppol oder einen anderen Kanal Ihrer Wahl zugestellt. Siehe P2P und E-Rechnung.