Kurz gesagt: Es gibt fünf gängige Wege, Tail Spend zu steuern: interne Abwicklung, Einkaufskarten, Einkauf über einen B2B-Marktplatz, eine Master-Vendor-Zahlungsplattform oder die Auslagerung an einen Managed Service mit zentralem Kreditor. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie stark sie Lieferanten und Rechnungen reduzieren, ob sie Sourcing einschließen und wie viel Arbeit bei Ihren eigenen Teams bleibt.
Die fünf Optionen
1. Intern, über den regulären P2P-Prozess
Jeder Lieferant wird von Ihren eigenen Teams aufgenommen und jede Rechnung von Ihren eigenen Teams bearbeitet. Volle Kontrolle, aber die höchsten Kosten pro Bestellung und der größte Lieferantenstamm.
2. Einkaufskarten
Mitarbeiter bezahlen kleinere Einkäufe mit Karte. Das geht bei geringen Beträgen schnell, aber es liegen nur wenige Ausgabendaten vor, für die Mehrwertsteuerrückerstattung werden Quittungen benötigt, und viele B2B-Lieferanten akzeptieren keine Karten.
3. B2B-Marktplatz
Ein Online-Shop mit vielen Anbietern und einer einzigen Rechnung. Effizient für Standardartikel aus dem Katalog, jedoch auf das Angebot des Marktplatzes beschränkt. Dienstleistungen und Spezialartikel fallen in der Regel nicht darunter.
4. Master-Vendor-Zahlungsplattform
Eine Plattform wird zum Vertragspartner (Vendor of Record) und bezahlt die Lieferanten in Ihrem Namen, sodass Sie nur einen Lieferanten in Ihrem ERP-System haben. Ihre eigenen Teams suchen aber weiterhin Lieferanten, verhandeln und bestellen.
5. Managed Service mit einem zentralen Kreditor
Ein Partner übernimmt den gesamten Prozess für nicht-strategische Ausgaben: Beschaffung, Bestellung, Lieferantenrechnungen und Zahlungen und stellt Ihnen pro Bestellung eine Rechnung aus. Ihre Teams müssen lediglich die Anträge genehmigen.
Im direkten Vergleich
- Lieferanten in Ihrem ERP-System: bei interner Abwicklung alle; bei Karten wenige; bei einem Marktplatz einer pro Marktplatz; bei einer Master-Vendor-Plattform oder einem Zentralkreditor-Service einer.
- Funktioniert mit jedem Lieferanten: ja bei interner Abwicklung, Master-Vendor-Plattformen und Zentralkreditor-Services; bei Einkaufskarten nur Lieferanten, die Karten akzeptieren; bei einem Marktplatz nur dessen Verkäufer.
- Waren und Dienstleistungen: beides bei interner Abwicklung, Master-Vendor-Plattformen und Zentralkreditor-Services; bei Karten und Marktplätzen überwiegend Waren.
- Sourcing inklusive: nur bei einem Managed Service mit zentralem Kreditor; ein Marktplatz bietet eine Katalogsuche.
- Ausgabendaten auf Auftragsebene: in allen Optionen verfügbar, mit Ausnahme von Einkaufskarten, bei denen diese Daten nur eingeschränkt verfügbar sind.
- Arbeit, die bei Ihren Teams bleibt: alles bei interner Abwicklung; Belege und Abstimmung bei Karten; Bestellung bei einem Marktplatz; Sourcing und Bestellung bei einer Master-Vendor-Plattform; nur die Genehmigung bei einem Managed Service mit zentralem Kreditor.
Welche Option passt zu welcher Situation?
- Meistens Standardartikel aus Katalogen: ein Marktplatz oder Kataloge in Ihrem P2P-Tool.
- Viele bekannte Lieferanten, die Sie über einen einzigen Anbieter bezahlen möchten: eine Master-Vendor-Zahlungsplattform.
- Viele einmalige Anfragen, Dienstleistungen und unbekannte Lieferanten bei geringer interner Kapazität: ein Managed Service mit zentralem Kreditor.
- Sehr geringe Beträge, Reisekosten und Abonnements: Einkaufskarten in Kombination mit einer der oben genannten Optionen.
Die Optionen lassen sich kombinieren. Viele Unternehmen nutzen Karten für kleinere Ausgaben und greifen für alle anderen Ausgaben, die nicht unter ihre Verträge fallen, auf einen zentralen Kanal zurück.
Wo Spot Buy Center ins Bild passt
Spot Buy Center ist ein Managed Service mit zentralem Kreditor und eigener Purchase-to-Pay-Software. Kunden wählen, wie viel sie auslagern: Self-service, Admin service oder Full service, das auch Sourcing umfasst. Tail-Kataloge sind in jedem Plan enthalten. Siehe Zentralkreditor-Services, Beschaffungs-Outsourcing und Lieferantenkonsolidierung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Master Vendor und einem zentralen Kreditor?
Beide bieten Ihnen einen einzigen Anbieter. Ein Modell mit einem zentralen Kreditor umfasst in der Regel auch die Bestellung und Beschaffung; eine Master-Vendor-Plattform deckt hauptsächlich den Zahlungsverkehr ab.
Kann ein Marktplatz das Tail-Spend-Management ersetzen?
Nur für den Teil des Tail Spend, den der Marktplatz anbietet. Dienstleistungen und einmalige Anfragen bleiben.
Welche Option reduziert die Zahl der Lieferanten am stärksten?
Optionen mit einem einzigen Vertragspartner (Vendor of Record) für alle nicht strategischen Ausgaben: eine Master-Vendor-Plattform oder ein Zentralkreditor-Service.
