Ihr Tail Spend: die Ineffizienz in Ihrer Organisation. Erfahren Sie, wie Sie sie lösen.

Als Beschaffungsdienstleister nimmt Spot Buy Center Tail-Spend-Einkäufen den Schrecken. Mit benutzerfreundlicher Software und einem umfassenden Dienstleistungsangebot sorgt das belgische Unternehmen dafür, dass Unternehmen ihre Ad-hoc-Einkäufe wieder überblicken und unter Kontrolle bringen. Doch was genau ist Tail Spend? Und warum ist er ein Sargnagel für Ihren Einkauf?

Tail Spend = all Ihre unsichtbaren Ad-hoc-Ausgaben

Ihr Tail Spend umfasst alle Ausgaben, die kein strategischer Bestandteil Ihres Kerngeschäfts sind. Mit anderen Worten: Dazu gehören jene Einkäufe, die Sie nicht benötigen, um Ihre Dienstleistungen anzubieten oder Ihre Produkte herzustellen. Es handelt sich um alles, was Sie kaufen, das in der Regel von geringem Wert ist und für das sich jemand in Ihrem Unternehmen an einen Lieferanten gewandt hat, den Sie selten nutzen – einen sogenannten „C-Lieferanten“. Denken Sie an Ad-hoc-Einkäufe, die Sie für eine Firmenveranstaltung tätigen. Oder an geringwertige Anschaffungen wie Büromaterial, beispielsweise Whiteboards, Papier und Tintenpatronen für den Drucker. Zu Ihrem Tail Spend kann alles gehören, vom Werbebanner, das an der Fassade Ihres Gebäudes hängt, bis hin zu den Werbegeschenken, die Sie an Ihre Mitarbeiter verteilen.

Tail Spend = die Schattenseite des Online-Shoppings

Tail Spend ist kein neues Phänomen. Aber er nimmt zu. Und dafür ist eindeutig die Globalisierung verantwortlich. Sie hat es Ihnen extrem leicht gemacht, von Ihrem Schreibtisch in Belgien aus Einkäufe in einem Online-Shop in Deutschland, den Vereinigten Staaten, China und noch weiter entfernt zu tätigen …

Das Internet hat eine ganze Welt voller Einkaufsmöglichkeiten eröffnet. Ein paar Klicks und eine reibungslose Bezahlung per Kreditkarte oder QR-Code genügen, und schon ist Ihr Artikel bestellt. Das Versprechen, dass Ihr neues Gadget innerhalb von 24 oder 48 Stunden vor Ihrer Haustür steht, ist ein zusätzlicher Anreiz, dem nur sehr wenige Menschen widerstehen können. Und das gilt auch für Unternehmen.

Das Problem: Da Bestellungen so schnell abgewickelt werden können, neigen wir dazu, nicht allzu lange über einen Kauf nachzudenken. Und wenn sich diese Spontankäufe häufen, führt das zu einem administrativen Chaos in Ihrem Unternehmen.

Acht Symptome, die auf das Tail-Spend-Syndrom hindeuten

Möglicherweise ist Ihr Tail Spend außer Kontrolle geraten, ohne dass Sie es bemerkt haben. Hier sind acht eindeutige Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, sich Ihren Tail Spend genauer anzusehen.

1. Das Team der Kreditorenbuchhaltung muss jede Woche, möglicherweise sogar jeden Tag, einen neuen Lieferanten hinzufügen.
2. Das Team der Kreditorenbuchhaltung erhält Lieferantenrechnungen von verschiedenen Mitarbeitern, die alle damit begonnen haben, Bestellungen aufzugeben.
3. Das Team der Kreditorenbuchhaltung muss in letzter Minute Zahlungen vornehmen, da die üblichen Zahlungsbedingungen des Unternehmens noch nicht vereinbart wurden.
4. Verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen beziehen dieselben Artikel von unterschiedlichen Lieferanten.
5. Sie stellen fest, dass 10 % oder weniger Ihrer Gesamtausgaben auf 50 % oder mehr Ihrer Lieferanten entfallen.
6. Sie wissen nicht, was die Hälfte Ihrer Lieferanten eigentlich liefert.
7. Ihnen ist aufgefallen, dass die Zahl der Einkäufe per Kreditkarte zugenommen hat.
8. Das Team der Kreditorenbuchhaltung erhält zahlreiche Rechnungen, auf denen keine Bestellnummern angegeben sind, und weiß daher nicht, ob die Rechnung bezahlt werden soll oder nicht.

Was kostet Tail Spend Ihr Unternehmen? Zeit und Geld!

Tail Spend klingt überhaupt nicht effizient. Aber das heißt doch nicht, dass Sie sofort etwas unternehmen müssen, oder? Nun, Sie können so tun, als gäbe es kein Problem. So ähnlich, wie Sie vielleicht einen tropfenden Wasserhahn ignorieren würden. Oder die blinkende rote Warnleuchte auf dem Armaturenbrett Ihres Autos. Kurzfristig ist das vielleicht gar keine so große Sache. Aber früher oder später wird Ihre Wasserrechnung mit einer schockierenden Nachricht eintreffen – oder Sie stehen mit einer Panne auf der Autobahn fest.

Tail Spend wird sich irgendwann rächen. Ihre Kreditorenbuchhaltung erledigt unnötige Arbeit. Sie lassen Skaleneffekte ungenutzt. Und Sie schaffen es nie, Ihre Purchase-to-Pay-Prozesse vollständig zu digitalisieren. Kurz gesagt? Sie verschwenden Zeit und Geld.

Wie bekommen Sie Ihren Tail Spend in den Griff?

Wie richtet man ein Tail-Spend-Management ein?

Erkennen Sie die Anzeichen eines außer Kontrolle geratenen Tail Spend in Ihrem Unternehmen? Dann ist es jetzt an der Zeit, Abhilfe zu schaffen!

Beispiel: Sie sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr die Möglichkeit haben, selbst Einkäufe zu tätigen. Aber … Dann müssen Sie eine riesige Einkaufsabteilung aufbauen, die sich um all diese unwichtigen oder einmaligen Einkäufe kümmert.

Ein weiteres Beispiel: Sie könnten verschiedene „Punch-out“-Kataloge erstellen. Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der Sie aus Ihrer eigenen Einkaufsanwendung heraus Zugriff auf die Kataloge eines bestimmten Lieferanten gewähren. Aber … Wenn Sie dies tun, verlieren Sie ein hohes Maß an Flexibilität und die Möglichkeit, verschiedene Sonderangebote und Werbeaktionen optimal zu nutzen. Und Sie werden nie erfahren, welche Vorteile Ihnen neue Marktteilnehmer bieten.

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Der effizienteste Weg, Ihre Einkäufe im Griff zu behalten, besteht darin, einen Partner zu finden, der:

1. Ihnen hilft, einen zentralen Ansatz und eine Strategie für Ihren Tail Spend umzusetzen. Ein guter Partner unterstützt Sie bei der Ausarbeitung von Richtlinien und zeigt Ihnen auf, worauf Sie den Schwerpunkt legen sollten: Wer darf Einkäufe tätigen, in welcher Höhe, welche Vorgaben sind zu beachten, welche Standards müssen neue Lieferanten erfüllen und so weiter. Indem Sie Ihre Vision in Bezug auf Tail Spend konkretisieren, machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, was bei Einkäufen erlaubt ist und was nicht. Ein kohärenter und strategischer Ansatz verschafft Ihnen einen besseren Überblick über Ihren Tail Spend.
   
2. Sie bei der Administration unterstützt, indem er eine Reihe von Aufgaben übernimmt. Verträge mit neuen Lieferanten aushandeln, sicherstellen, dass die Verträge den Anforderungen oder Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen, Rechnungen korrekt erstellen und prüfen sowie natürlich sicherstellen, dass die bestellte Ware angekommen ist … Ihr Tail-Spend-Partner ist jemand, der all dies und noch mehr für Sie erledigt. Auf diese Weise werden Ihre Buchhaltungs- und Einkaufsabteilungen nicht mit kleinen, zeitraubenden Aufgaben belastet.    
3. Ihnen ein digitales Tool bietet, mit dem Sie den Überblick behalten. Dieses digitale Tool sollte vorzugsweise auch auf die Verarbeitung von Tail Spend spezialisiert sein und nicht nur eine weitere Zusatzfunktion eines Systems darstellen, das eigentlich nur sehr wenig mit Tail Spend zu tun hat. In den letzten Jahren wurden viele ERP-Systeme um verschiedene Optionen erweitert. Der Nachteil dieser Erweiterungen ist, dass die verschiedenen Tools oft in ihren Funktionen eingeschränkt und weniger benutzerfreundlich sind, als sie sein sollten. Die Software von Spot Buy Center ist speziell auf Tail Spend ausgerichtet. Dadurch verfügen Sie über ein Tool, das wirklich das leistet, was es soll.

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Beim Tail Spend geht es nicht um ein Entweder-oder. Es braucht einen ganzheitlichen Ansatz, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht und sorgen Sie für Self-Service-Beschaffung: Stellen Sie sicher, dass sie problemlos die richtigen Einkaufskanäle nutzen können. Mit Spot Buy Center als Partner müssen Sie dafür nicht viel Zeit aufwenden. Stattdessen haben Sie den Kopf frei für Ihre eigentliche Arbeit!

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