Kurz gesagt: Den Lieferantenstamm zu verkleinern bedeutet, die Zahl der aktiven Lieferanten in Ihrem ERP-System zu verringern, vor allem im Long Tail kleiner und einmaliger Lieferanten. Am wirksamsten ist es, Ihre Ausgaben zu analysieren, die Lieferanten in Segmente einzuteilen, strategische Lieferanten weiterhin direkt zu führen und den Long Tail zu einem zentralen Kreditor zu verlagern. Die Mitarbeiter können weiterhin bei denselben Lieferanten einkaufen, während Ihr ERP-System einen Kreditor statt Hunderter enthält.
Warum es wichtig ist, weniger Lieferanten zu haben
Jeder aktive Lieferant bringt festen Aufwand mit sich: einen Lieferantenstammsatz, Bankdaten, Umsatzsteuer- und Compliance-Prüfungen, Rechnungsabgleich, Zahlungsläufe und Nachverfolgung. Dieser Aufwand ist bei einem Lieferanten, den Sie einmal im Jahr bezahlen, genauso hoch wie bei einem, den Sie jede Woche bezahlen. In den meisten großen Organisationen befindet sich der Großteil der Lieferanten im Long Tail, obwohl sie nur einen kleinen Teil der Ausgaben ausmachen.
Ein kleinerer Lieferantenstamm bedeutet weniger Verwaltungsaufwand, geringere Zahlungsrisiken, sauberere Stammdaten und mehr Zeit für die Beschaffung, um mit den Lieferanten zusammenzuarbeiten, auf die es wirklich ankommt.
Schritt 1: Sammeln Sie Daten aus einem Zeitraum von 12 bis 24 Monaten
Exportieren Sie pro Lieferant: Gesamtausgaben, Anzahl der Rechnungen, Anzahl der Bestellungen, Kostenstellen und das Datum der letzten Rechnung. Zwölf Monate sind das Minimum; 24 Monate zeigen, welche Lieferanten wirklich regelmäßig vorkommen.
Schritt 2: Unterteilen Sie Ihre Lieferanten in Segmente
- Strategische Lieferanten: hohe Ausgaben oder geschäftskritisch.
- Wichtige Lieferanten: regelmäßige Einkäufe, die oft den Abschluss eines Rahmenvertrags oder die Erstellung eines Katalogs rechtfertigen.
- Tail-Lieferanten (C-Lieferanten): geringe Ausgaben, wenige Rechnungen pro Jahr.
- Einmallieferanten: einmal genutzt, oft für einen Spotkauf.
Schritt 3: Entscheiden Sie, was mit den einzelnen Segmenten geschehen soll
Strategische und wichtige Lieferanten bleiben in Ihrem ERP-System, mit Verträgen, Katalogen und direkter E-Rechnung. Tail- und Einmallieferanten sind diejenigen, die Sie konsolidieren. Lieferanten ohne Rechnung im letzten Jahr können meist deaktiviert werden.
Schritt 4: Den Long Tail zu einem zentralen Kreditor verlagern
Mit einem zentralen Kreditor bestellen die Mitarbeiter weiterhin bei jedem Lieferanten, den sie brauchen. Der Lieferant liefert an Ihr Unternehmen, stellt die Rechnung aber an den zentralen Kreditor. Dieser bezahlt den Lieferanten und stellt Ihnen pro Bestellung eine digitale Rechnung, über Peppol oder einen anderen Kanal Ihrer Wahl. Der Lieferant braucht keinen Stammsatz mehr in Ihrem ERP-System.
Schritt 5: Verhindern Sie, dass neue Lieferanten hinzukommen
Eine einmalige Bereinigung hält nicht, wenn ständig neue Lieferantenstammsätze angelegt werden. Vereinbaren Sie eine einfache Regel, zum Beispiel: Neue Lieferanten werden nur für strategische Kategorien oder ab einem vereinbarten Jahresvolumen angelegt. Alles andere, auch Spotkäufe, läuft über den zentralen Kreditor.
Schritt 6: Jedes Quartal messen
- Anzahl der aktiven Lieferanten in Ihrem ERP-System;
- Anzahl der neu angelegten Lieferantendatensätze;
- Anzahl der bearbeiteten Lieferantenrechnungen;
- Anteil der Ausgaben bei strategischen Lieferanten.
Häufige Fallstricke
- Die Auswahl zu stark einschränken: Wenn Mitarbeiter nicht kaufen können, was sie brauchen, umgehen sie den Prozess, und der Maverick Spend wächst.
- Als einmaliges Projekt betrachten: Ohne Schritt 5 wächst der Long Tail innerhalb eines Jahres wieder nach.
- Die Nutzer nicht außer Acht lassen: Erläutern Sie, warum sich der Prozess ändert, und halten Sie die Bestellung einfach.
Häufig gestellte Fragen
Bedeutet ein kleinerer Lieferantenstamm weniger Auswahl?
Nicht bei einem zentralen Kreditor. Die Mitarbeiter können weiterhin bei jedem Lieferanten einkaufen; lediglich die Anzahl der Lieferanten in Ihrem ERP-System verringert sich.
Welche Lieferanten sollten in unserem ERP-System verbleiben?
Strategische Lieferanten und Lieferanten mit vielen Rechnungen pro Jahr, bei denen eine direkte Geschäftsbeziehung, ein Vertrag oder ein Katalog einen Mehrwert bieten.
Gilt das nur für große Organisationen?
Am wichtigsten ist es für Organisationen mit Hunderten oder Tausenden aktiver Lieferanten, bei denen sich die Verwaltungskosten des Long Tail schnell summieren.
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