Kurz gesagt: Einkaufskarten (P-Cards) sind eine schnelle Möglichkeit, kleinere Einkäufe zu bezahlen, und eignen sich gut für Online-Shops, Abonnements und Reisen. Bei der größeren Zahl kleinerer Lieferanten stoßen sie jedoch oft an ihre Grenzen: Viele B2B-Lieferanten akzeptieren keine Karten, es gibt keine Bestellung, Belege und Mehrwertsteuerrechnungen müssen im Nachhinein gesammelt werden, und die Finanzabteilung muss weiterhin jede einzelne Kartentransaktion abgleichen. Bei einem einzigen Kreditor läuft es umgekehrt: Jeder Einkauf beginnt mit einer Bestellung, es kann jeder Lieferant genutzt werden, und Sie erhalten pro Bestellung eine digitale Rechnung. Sie können auch beides nutzen – jeweils dort, wo es am besten funktioniert.
Was ist eine Einkaufskarte?
Eine Einkaufskarte ist eine Firmenkredit- oder -debitkarte, die Mitarbeitern oder Abteilungen zur direkten Bezahlung von Waren und Dienstleistungen mit geringem Wert ausgehändigt wird. Das Prinzip ist einfach: Anstatt einen neuen Lieferanten anzulegen und eine Rechnung zu bearbeiten, bezahlt der Mitarbeiter mit der Karte, und die Bank sendet jeden Monat eine Sammelabrechnung.
Wo Einkaufskarten gut funktionieren
- Webshops und Online-Marktplätze, die ausschließlich Kartenzahlungen akzeptieren;
- Software-Abonnements und Online-Dienste;
- Reisen, Hotels und Veranstaltungstickets;
- dringende, sehr kleine Einkäufe, bei denen Schnelligkeit wichtiger ist als der Ablauf.
Wo Einkaufskarten an ihre Grenzen stoßen
- Nicht jeder Lieferant akzeptiert Kartenzahlungen: Lokale Dienstleister, Auftragnehmer und viele B2B-Lieferanten erwarten eine Bestellung und die Zahlung per Rechnung.
- Keine Bestellung im Voraus: Der Kauf wird zuerst bezahlt und erst später geprüft, was die Budgetkontrolle und -genehmigung erschwert.
- Quittungen und Mehrwertsteuerrechnungen: Die Mitarbeiter müssen für jede Kartenzahlung eine ordnungsgemäße Rechnung auf den Namen des Unternehmens einholen, da sonst die Mehrwertsteuer nicht erstattet werden kann.
- Abstimmung: Die Finanzabteilung gleicht nach wie vor jede Zeile auf dem Kreditkartenauszug mit einem Beleg, einer Kostenstelle und einem Hauptbuchkonto ab.
- Begrenzte Daten: Auf einem Kreditkartenauszug sind lediglich der Händler und der Betrag aufgeführt, nicht jedoch, was gekauft wurde, von wem und für welches Projekt.
- Zahlungsbedingungen: Eine Kartenzahlung wird sofort abgewickelt, sodass Sie den Vorteil Ihrer eigenen Zahlungsbedingungen verlieren.
- Risiko: Der Verlust von Karten, Missbrauch und Einkäufe, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden erst festgestellt, nachdem das Geld bereits abgeflossen ist.
- E-Rechnung: Die Verpflichtungen zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung, wie beispielsweise Peppol in Belgien, gelten weiterhin für den zugrunde liegenden B2B-Einkauf, doch bei Kartenzahlungen wird selten eine strukturierte Rechnung ausgestellt.
So funktioniert ein einzelner Gläubiger
Bei einem einzigen Zahlungsempfänger fungiert „ Spot Buy Center “ als Vermittler zwischen Ihrem Unternehmen und all Ihren kleinen Lieferanten. Ein Mitarbeiter bestellt bei einem beliebigen Lieferanten oder Online-Shop, was er benötigt; die Bestellung wird in Ihrem eigenen Workflow genehmigt und erhält eine Bestellnummer. „ Spot Buy Center “ bestellt, bezahlt den Lieferanten (auf Wunsch des Lieferanten auch online oder per Karte), prüft die Lieferantenrechnung und sendet Ihnen pro Bestellung eine digitale Rechnung – über Peppol oder einen anderen Kanal Ihrer Wahl. Sie bezahlen einen einzigen Zahlungsempfänger zu Ihren eigenen Zahlungsbedingungen.
Einkaufskarten und ein einziger Gläubiger im Vergleich
- Kontrolle: Eine Karte wird nach der Zahlung überprüft; ein einzelner Gläubiger beginnt mit einer genehmigten Bestellung.
- Anbieterauswahl: Eine Karte funktioniert nur dort, wo sie akzeptiert wird; ein einzelner Kreditgeber arbeitet mit jedem Anbieter zusammen.
- Rechnungen: Für eine Karte müssen die Mitarbeiter Belege sammeln; ein einzelner Gläubiger stellt pro Bestellung eine digitale Rechnung mit Ihrer Bestellnummer aus.
- Daten: Auf einer Karte sind ein Händler und ein Betrag angegeben; ein einzelner Gläubiger gibt an, was gekauft wurde, von wem, bei welchem Lieferanten und für welche Kostenstelle.
- Zahlungsbedingungen: Bei einer Karte erfolgt die Zahlung sofort; bei einem einzelnen Gläubiger zahlen Sie zu Ihren eigenen Bedingungen.
- Finanzverwaltung: Ein Kreditkartenauszug muss weiterhin Zeile für Zeile abgeglichen werden; ein einzelner Gläubiger liefert Ihnen einen Gläubiger und strukturierte Daten.
Nutze beides, jedes für das, was es am besten kann
Einkaufskarten und ein einziger Kreditor schließen sich nicht gegenseitig aus. Eine sinnvolle Aufteilung besteht darin, Karten für Reisen, Abonnements und eine kleine Anzahl von Einkäufen, die ausschließlich mit Karte getätigt werden können, beizubehalten und alle anderen kleinen Einkäufe, Spontankäufe und einmaligen Lieferanten über den einzigen Kreditor abzuwickeln. So bleibt die Schnelligkeit einer Karte dort erhalten, wo sie sinnvoll ist, und in allen anderen Bereichen werden Kontrolle, Rechnungen und Daten gewährleistet.
Häufig gestellte Fragen
Können Mitarbeiter auch ohne Karte in Online-Shops einkaufen?
Ja. Sie bestellen den Artikel in einem beliebigen Online-Shop, und Spot Buy Center übernimmt die Bestellung und bezahlt sie, sodass Sie keine Kreditkarte benötigen.
Ersetzt ein einziger Kreditgeber unsere Einkaufskarten?
Nicht unbedingt. Sie können eine begrenzte Anzahl von Karten für Reisen und Abonnements behalten und den Rest auf den einzigen Kreditgeber übertragen.
Wie entscheiden wir, welche Einkäufe wohin gehen?
Sehen Sie sich Ihre Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen kleiner Lieferanten aus den letzten 12 Monaten an. Einkäufe, für die eine Bestellung oder eine Mehrwertsteuerrechnung erforderlich ist, oder bei denen der Lieferant keine Kartenzahlungen akzeptiert, eignen sich gut für die „Ein-Gläubiger-Methode“.
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