Kurz gesagt: Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe des Tail-Spend-Managements, von Spotkäufen und C-Lieferanten bis zum zentralen Kreditor, P2P und Peppol. Jede Definition ist kurz und praxisnah.
Tail Spend und Lieferanten
Tail Spend
Die große Anzahl kleiner, nicht strategischer Einkäufe außerhalb Ihrer Hauptverträge. Diese machen in der Regel den Großteil der Lieferanten und Rechnungen aus, entfallen jedoch nur auf einen geringen Anteil der Gesamtausgaben.
Spot Buy (Spotkauf)
Ein einmaliger Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung, der nicht unter einen bestehenden Vertrag oder Katalog fällt.
C-Lieferant
Ein Lieferant mit geringem Umsatzvolumen und geringer strategischer Bedeutung, der oft nur ein- oder wenige Male im Jahr genutzt wird. Zusammen bilden die C-Lieferanten den Long Tail des Lieferantenstamms.
Zentraler Kreditor
Ein Partner, der alle Tail-Lieferanten bezahlt und Ihrem Unternehmen Rechnungen stellt. In Ihrem ERP-System steht ein zentraler Kreditor statt Hunderter kleiner.
Single Vendor (zentraler Lieferant)
Ein Lieferant, der alle Einkäufe einer Kategorie oder des gesamten Long Tail abwickelt, einschließlich Sourcing und Bestellung bei anderen Lieferanten.
Lieferantenkonsolidierung
Die Zahl der aktiven Lieferanten in Ihrem ERP-System verringern, zum Beispiel indem Tail-Lieferanten zu einem zentralen Kreditor wechseln.
Reduzierung der Lieferantenbasis
Ein anderer Begriff für Lieferantenkonsolidierung: weniger Lieferanten, die aufgenommen, überprüft, bezahlt und verwaltet werden müssen.
Maverick Spend
Einkäufe, die außerhalb des vereinbarten Beschaffungsprozesses, der Verträge oder der zugelassenen Lieferanten getätigt wurden.
Einmaliger Lieferant
Ein Lieferant, bei dem Sie nur einmal oder sehr selten einkaufen. Die Anlage eines vollständigen Lieferantenstammsatzes für einen solchen Lieferanten kostet oft mehr als der Einkauf selbst.
Lieferanten-Onboarding
Anlegen und Prüfen eines neuen Lieferanten in Ihren Systemen: Unternehmensdaten, Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Konformitätsprüfungen.
Prozesse und Systeme
Beschaffungs-Outsourcing
Die Auslagerung (eines Teils) des Einkaufsprozesses an einen externen Partner, beispielsweise die Beschaffung, die Bestellung, die Rechnungsstellung und die Zahlung von Tail Spend.
Purchase-to-Pay (P2P)
Der gesamte Prozess von der Kaufanforderung und -genehmigung bis hin zur Bestellung, Lieferung, Rechnung und Zahlung.
Bestellung (PO)
Das Dokument, das eine Bestellung bei einem Lieferanten bestätigt. Bei einem zentralen Kreditor bezieht sich jede Rechnung auf eine Bestellung.
Three-Way-Match (Dreiwegeabgleich)
Vor der Zahlung wird überprüft, ob die Bestellung, die Lieferung und die Rechnung miteinander übereinstimmen.
Rechnungsstellung und Daten
Peppol
Das europäische Netzwerk für den Austausch strukturierter E-Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente. In Belgien ist es seit 2026 das wichtigste Netzwerk für die verpflichtende B2B-E-Rechnung.
E-Rechnung
Das Versenden von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das von Software automatisch verarbeitet werden kann. Ein PDF-Dokument ist keine strukturierte E-Rechnung.
Supplier Enablement
Lieferanten darauf vorbereiten, mit Ihren Prozessen und Systemen zu arbeiten, beispielsweise um Bestellungen entgegenzunehmen und elektronische Rechnungen zu versenden.
Sourcing
Die Suche und Auswahl von Lieferanten für einen bestimmten Bedarf, häufig im Rahmen einer Angebotsanfrage (RFQ).
RFQ (Angebotsanfrage)
Eine Anfrage an mehrere Lieferanten bezüglich eines Preisangebots für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung.
Katalog (Punch-out)
Eine Liste von Produkten mit vereinbarten Preisen, aus der Mitarbeiter bestellen können; diese Liste lässt sich unter Umständen direkt aus Ihrem eigenen Beschaffungssystem aufrufen.
Ausgabentransparenz
Einblick darin, was von wem, bei wem und zu welchem Preis gekauft wird – über alle Lieferanten und Kostenstellen hinweg.
Kreditorenbuchhaltung (AP)
Das Finanzteam oder der Prozess, das bzw. der Lieferantenrechnungen entgegennimmt, prüft und bezahlt.
Möchten Sie wissen, wie sich diese Begriffe auf Ihr Unternehmen übertragen lassen? Lesen Sie, wie ein Zentralkreditor-Modell die Kosten der Kreditorenbuchhaltung senkt, sehen Sie sich die FAQ an oder kontaktieren Sie uns.
