Kurz gesagt: Ein neuer Lieferant verursacht weitaus höhere Kosten als der Einkauf selbst. Bevor die erste Rechnung bezahlt wird, muss jemand den Lieferanten anfordern, die Unternehmens- und Bankdaten prüfen, Compliance-Prüfungen durchführen, den Lieferanten im ERP-System anlegen und genehmigen. Danach muss jede Rechnung abgeglichen und bezahlt werden, und der Lieferanteneintrag muss gepflegt werden. Bei einem Lieferanten, den Sie nur einmal beauftragen, können diese Fixkosten den Auftragswert leicht übersteigen. Ein einziger Kreditor beseitigt den Großteil dieser Kosten.
Woher die Kosten stammen
Die Kosten für einen neuen Lieferanten verteilen sich auf mehrere Teams, weshalb sie selten in einer einzigen Haushaltslinie sichtbar sind:
- Antrag und Genehmigung: Ein Mitarbeiter füllt ein Lieferantenantragsformular aus, und ein Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung genehmigt es.
- Prüfungen: Gewerbeanmeldung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Überprüfung des Bankkontos sowie häufig Sanktions- und Compliance-Prüfungen.
- Anlegen im ERP: Stammdateneingabe, Zahlungsbedingungen und eine zweite Person zur Freigabe der Bankverbindung.
- Erste Rechnung: Die Rechnung geht oft ohne Bestellnummer oder in einem ungewöhnlichen Format ein und muss manuell zugeordnet werden.
- Zahlung: ein Zahlungslauf, manchmal eine Eil- oder Vorauszahlung, da keine Zahlungsbedingungen vereinbart wurden.
- Pflege: Aktualisierung der Bankverbindungen, regelmäßige Überprüfungen und Bereinigung inaktiver Lieferanten.
Was die Benchmarks über Rechnungen aussagen
Schon allein bei der Rechnungsbearbeitung gibt es große Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen. Laut dem Bericht „State of ePayables 2025“ von Ardent Partners belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung auf 12,42 US-Dollar, während die leistungsstärksten Unternehmen eine Rechnung für 2,65 US-Dollar bearbeiten. Kleine, gelegentlich auftretende Lieferanten liegen in der Regel am teuren Ende der Skala: Ihre Rechnungen liegen in Papierform oder als PDF vor, oft ohne Bestellnummer, und erfordern mehr manuellen Aufwand.
Eine einfache Methode, um Ihre eigenen Kosten zu schätzen
Die Richtwerte für die Einbindung neuer Lieferanten variieren stark, daher ist Ihr eigener Wert der beste Maßstab. Ermitteln Sie den internen Zeitaufwand für einen neuen Lieferanten und multiplizieren Sie diesen mit den durchschnittlichen Stundenkosten:
- Zeit für die Beantragung und Genehmigung des Lieferanten;
- Zeit, um Unternehmens-, Umsatzsteuer- und Bankdaten zu überprüfen und eine Compliance-Prüfung durchzuführen;
- Zeitaufwand für die Erstellung und Freigabe des Lieferantenstammsatzes im ERP-System;
- Zeit, die erste Rechnung abzugleichen, zu genehmigen und zu bezahlen;
- Zeitaufwand für Fragen, Erinnerungen und Korrekturen.
Selbst wenn jeder Schritt nur eine halbe bis eine Stunde dauert, summiert sich der Gesamtaufwand für einen Lieferanten, der möglicherweise nur einen Auftrag erhält, schnell auf mehrere Arbeitsstunden. Multipliziert man dies mit der Anzahl der jährlich neu angelegten Lieferanten, kommt noch der Aufwand hinzu, Hunderte inaktiver Lieferantendatensätze auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Kosten, die man nicht sieht
- Risiko: Jedes neue Bankkonto birgt das Risiko von Zahlungsbetrug oder Fehlern.
- Verzögerungen: Die Mitarbeiter warten darauf, dass der Lieferant angelegt wird, bevor sie bestellen können, oder sie bezahlen mit einer privaten Karte und lassen sich den Betrag erstatten.
- Qualität der Stammdaten: Doppelte und veraltete Lieferantendatensätze erschweren die Berichterstellung und Audits.
So vermeiden Sie die Kosten
Bei strategischen und wiederkehrenden Lieferanten zahlt sich der Aufwand aus: Sie benötigen eine direkte Geschäftsbeziehung, einen Vertrag und oft auch einen Katalog. Bei einmaligen und gelegentlichen Lieferanten ist dies in der Regel nicht der Fall. Bei einem einzigen Kreditor übernimmt Spot Buy Center die Erfassung, Prüfung und Bezahlung des Lieferanten. Ihr Unternehmen führt einen einzigen Kreditor in seinem ERP-System, erhält pro Bestellung eine digitale Rechnung mit Ihrer Bestellnummer und bezahlt gemäß seinen eigenen Zahlungsbedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Wann lohnt es sich, einen neuen Lieferanten anzulegen?
Wenn Sie regelmäßige Einkäufe oder erhebliche Ausgaben erwarten oder wenn ein Vertrag und eine direkte Geschäftsbeziehung einen Mehrwert bieten. Bei einem einmaligen Kauf ist dies selten der Fall.
Können Mitarbeiter weiterhin bei dem Lieferanten ihrer Wahl einkaufen?
Ja. Bei einem einzigen Kreditor können sie bei jedem Lieferanten oder Online-Shop bestellen; lediglich der Verkäufereintrag in Ihrem ERP-System wird vermieden.
Woher wissen wir, wie hoch unsere Kosten pro neuem Lieferanten sind?
Erfassen Sie die oben genannten Schritte, fragen Sie jedes Team, wie lange es dafür benötigt, und multiplizieren Sie diese Zeit mit Ihren Stundenkosten. Unser ROI-Rechner für „tail spend “ hilft Ihnen bei der Erstellung des Business Case.
Erfahren Sie mehr über die Bezahlung eines einmaligen Lieferanten ohne Anlage eines neuen Lieferanten, über einmalige Lieferantenzahlungen oder sprechen Sie mit uns über Ihre „ tail spend “.
